विषय
- उदाहरण डेटा सेट
- मैक्रो क्या है
- कैसे एक मैक्रो रिकॉर्ड करने के लिए
- रिकॉर्ड मैक्रो बटन
- उदाहरण 1: फ़िल्टर शॉर्टकट कुंजी बनाना
- उदाहरण 2: एक स्पष्ट फ़िल्टर शॉर्टकट कुंजी बनाना
- शॉर्टकट कुंजी का संपादन
- कार्यपुस्तिका सहेजना
- एक्सेल 2019 बाइबिल
जोशुआ यूएसएफ में स्नातक की छात्रा है। उनकी व्यावसायिक प्रौद्योगिकी, विश्लेषिकी, वित्त और छह सिग्मा में रुचि है।
Microsoft Excel के भीतर शॉर्टकट कुंजियों के साथ शॉर्टकट बनाना कार्य दिवस के दौरान कार्यों को गति देने का एक शानदार तरीका है। कई कार्यों को मैक्रो बनाकर स्वचालित किया जा सकता है और फिर उस मैक्रो को कस्टम शॉर्टकट कुंजी में असाइन किया जा सकता है। इस ट्यूटोरियल में हम कवर करते हैं कि मैक्रो क्या है, किसी को कैसे रिकॉर्ड किया जाए, और कुछ शॉर्टकट उदाहरणों पर चर्चा करें जिन्हें आप एक स्प्रेडशीट में बना सकते हैं। इस पाठ के दौरान हम उदाहरणों का वर्णन करने के लिए नीचे दी गई तालिका का उपयोग करेंगे। यदि आप उदाहरणों के साथ अनुसरण करना चाहते हैं तो कृपया उदाहरण वर्कबुक यहां डाउनलोड करें।
उदाहरण डेटा सेट
मैक्रो क्या है
एक मैक्रो VBA कोड का एक लूप होता है जिसे कोड टाइप करके या कोड बनाने वाले कार्यों को रिकॉर्ड करके मैन्युअल रूप से बनाया जा सकता है। कोड बनने के बाद, मैक्रो को बटन या शॉर्टकट कुंजी जैसे ऑब्जेक्ट को सौंपा जा सकता है। मैक्रोज़ का उपयोग करना नीरस कार्यों के लिए बहुत समय बचा सकता है जिन्हें पूरे कार्य दिवस में दोहराया जाना है। केवल दोहराए जाने वाले कार्यों के लिए मैक्रो नहीं बनाना होगा। आप उन्हें ऐसे कार्यों के लिए बनाना चाहते हैं, जिन्हें पूरा करने में बहुत समय लगता है। उदाहरण के लिए, मान लें कि आपके पास एक .csv दस्तावेज़ है जो आपको नियमित रूप से प्राप्त होता है और आपका काम उस कच्चे डेटा के साथ एक ही रिपोर्ट बनाना है। यदि डेटा आपके पास एक ही प्रारूप में आता है, तो आप उस 20 मिनट के कार्य को एक्सेल मैक्रो की शक्ति के साथ 2 सेकंड के कार्य में बदल सकते हैं। इस लेख के उद्देश्य के लिए हम केवल एक्सेल मैक्रो रिकॉर्डर के साथ एक मैक्रो बना रहे हैं और मैक्रोज़ को एक कुंजी बोर्ड शॉर्टकट को असाइन करेंगे।
कैसे एक मैक्रो रिकॉर्ड करने के लिए
नीचे चित्र में स्क्रीन के निचले बाएं कोने में रिकॉर्ड मैक्रो बटन देखें। एक बार इस बटन को क्लिक करने के बाद एक्सेल प्रोग्राम के भीतर की गई सभी क्रियाओं को स्टेप बाय स्टेप रिकॉर्ड किया जा सकता है। मैक्रो बटन एक चौकोर आकार के स्टॉप बटन में बदल जाएगा जिसे रिकॉर्डिंग प्रक्रिया समाप्त करने के लिए दबाया जाना चाहिए।
रिकॉर्ड मैक्रो बटन
उदाहरण 1: फ़िल्टर शॉर्टकट कुंजी बनाना
इस पहले उदाहरण में हम अनुशासन और फिर $ 5,000 से अधिक की बिक्री से फ़िल्टर करने जा रहे हैं। मैक्रो रिकॉर्डर बटन को क्लिक करके मैक्रो रिकॉर्डर सक्रिय होने के बाद, एक और विंडो दिखाई देती है। यह वह जगह है जहां ऑपरेशन के लिए शॉर्टकट को अनुकूलित किया गया है। मैक्रो को एक नाम, शॉर्टकट कुंजी की आवश्यकता है, और आप वैकल्पिक रूप से एक विवरण डाल सकते हैं। ठीक क्लिक करने के बाद मैक्रो रिकॉर्डिंग शुरू करता है।
सबसे पहले, बाल रोग विशेषज्ञ द्वारा केवल छानने की जरूरत है। अनुशासन के लिए फ़िल्टर विकल्प खोजने के लिए अनुशासन शीर्ष लेख में नीचे तीर पर क्लिक करें। "सभी का चयन करें" को अनचेक करें, "बाल रोग विशेषज्ञ" की जांच करें और फिर आगे बढ़ने के लिए ठीक बटन पर क्लिक करें।
इसके बाद, उस कॉलम के लिए फ़िल्टर विकल्प प्राप्त करने के लिए कुल हेडर पर डाउन एरो पर क्लिक करें। केवल संख्या से कम, या एक निश्चित संख्या के बराबर प्रदर्शित करने के लिए आपको "नंबर फ़िल्टर" विकल्प खोजना होगा। प्रदर्शित करने की आवश्यकता $ 5,000 से अधिक रिकॉर्ड है, इसलिए "क्लिक करने की आवश्यकता" से अधिक है।
कस्टम AutoFilter बॉक्स दिखाई देना चाहिए। इस बिंदु पर हमें यह सुनिश्चित करने के लिए जांचने की आवश्यकता है कि विकल्प से बड़ा विकल्प चुना गया था और उस फ़िल्टर के लिए 5000 में टाइप किया गया था। OK पर क्लिक करने के बाद, द्वितीयक फ़िल्टर प्रभावी हो जाएगा।
मैक्रो रिकॉर्डिंग प्रक्रिया को रोकने के लिए बाएं हाथ के कोने के नीचे स्थित चौकोर बटन को दबाना होगा। नीचे दिए गए चित्रण दो फिल्टर को जोड़ने के बाद डेटा को दिखाते हैं। आपके द्वारा बनाए गए शॉर्टकट को ट्रैक करने के लिए आप संदर्भ के लिए एक टेक्स्ट बॉक्स डाल सकते हैं। यदि एक टेक्स्ट बॉक्स जोड़ा जाता है, तो इसे रिकॉर्ड के तरीके से ऊपर और बाहर रखना सुनिश्चित करें।
उदाहरण 2: एक स्पष्ट फ़िल्टर शॉर्टकट कुंजी बनाना
अब जबकि रिपोर्ट बनाने की एक प्रणाली है, जिसे मैं शॉर्टकट के उपयोग के साथ मूल तालिका में वापस लाने में सक्षम होना चाहता हूं। ऐसा करने के लिए, रिकॉर्ड मैक्रो बटन पर क्लिक करके शुरू करें। इस बार हम बड़े अक्षर के साथ शॉर्टकट बनाएंगे। जब आप शॉर्टकट कुंजी के लिए कैपिटल लेटर का उपयोग करते हैं तो आपको मैक्रो को सक्रिय करने के लिए नियंत्रण और शिफ्ट कुंजी का उपयोग करना होगा। आवश्यक तारीख भरने और ओके पर क्लिक करने के बाद मैक्रो रिकॉर्डिंग करना शुरू कर देगा।
तालिका के लिए दोनों फ़िल्टर्स को साफ़ करने के लिए होम टेबल पर जाएं और संपादित करें अनुभाग को अपनी स्क्रीन के दाईं ओर खोजें। इसके बाद Sort & Filter पर क्लिक करें। यह तालिका में किए गए सभी फ़िल्टर को हटा देगा।
निचले बाएँ हाथ के कोने में वर्गाकार स्टॉप बटन पर क्लिक करने के बाद, आप अब उस प्रकार से टॉगल कर सकते हैं, जो शॉर्टकट कुंजियों के साथ बनाया गया था Ctrl + k और Ctrl + Shift + K।
शॉर्टकट कुंजी का संपादन
कुछ बिंदु पर आप अपनी शॉर्टकट कुंजियों को संपादित करना चाह सकते हैं। उदाहरण के लिए, मैंने तालिका को सॉर्ट करने के लिए एक शॉर्टकट के रूप में Ctrl + k का उपयोग किया था लेकिन Ctrl + k में पहले से ही एक फ़ंक्शन बंधा हुआ था। Ctrl + k का सामान्य कार्य हाइपरलिंक सम्मिलित करना है। इस कारण से, मैं शॉर्टकट कुंजी को Ctrl + u में बदलना नहीं चाहता। शॉर्टकट की को बदलने के लिए, आपको व्यू टैब पर जाना होगा और मैक्रो सेक्शन में मैक्रो बटन पर क्लिक करना होगा। फिर, व्यू मैक्रोज़ पर क्लिक करें।
इसके बाद, उस सूची से मैक्रो चुनें जहां सूची से शॉर्टकट कुंजी को बदलना होगा। विकल्प बटन पर क्लिक करें और आपके पास शॉर्टकट कुंजी को बदलने का अवसर होगा।
कार्यपुस्तिका सहेजना
.Xlsm फ़ाइल एक्सटेंशन के अंतर्गत मैक्रोज़ को रिकॉर्ड की गई कार्यपुस्तिकाओं को सहेजने की आवश्यकता होती है। ऐसा करने के लिए फ़ाइल टैब पर क्लिक करें और फिर "इस रूप में सहेजें" पर क्लिक करें। फ़ाइल को सहेजने के लिए एक स्थान ढूंढें और सहेजें बटन के बाईं ओर नीचे तीर पर क्लिक करें। "एक्सेल मैक्रो सक्षम कार्यपुस्तिका ( *। Xlsm)" विकल्प चुनें और सहेजें पर क्लिक करें।
व्यावसायिक अनुप्रयोगों के लिए एक्सेल मैक्रोज़ का उपयोग करने के बारे में अधिक जानने के लिए मैं निम्नलिखित पुस्तक की सिफारिश करता हूं। मैं इस Microsoft उत्पाद के सभी पहलुओं की मेरी समझ को बेहतर बनाने के लिए वर्षों से एक्सेल बाइबल का उपयोग कर रहा हूं।
